請求書をExcelで管理するなら。未入金を見落とさない台帳の項目と運用

「この請求書、もう送った？」と聞かれて、メールの送信済みとExcelを往復する。こうしたときに足りないのは、新しい列の数より、発行・送付・入金を別の状態として扱うルールです。

Excelで管理するなら、まず一件の請求を一行にし、請求番号、支払期日、請求額、入金額、残額を追えるようにします。この記事の社名・金額は説明用の架空例です。会計処理や税務上の判断を示すものではありません。

「完了」だけだと、何が終わったか分からない

請求書を作成した担当者は「完了」と書く。経理はそれを「入金まで終わった」と読む。同じ言葉でも、見ている作業が違います。

セルを緑に塗るだけでは、別の人が見たときに意味を復元できません。色は補助にして、状態を文字でも残します。

まず用意したい台帳の項目

請求番号、取引先番号・名称、請求日、支払期日、請求額、送付日、入金額、残額、担当者、請求書の保存先、未確認事項。この組み合わせなら「誰に聞くか」まで分かります。

請求番号は途中で使い回さず、取消しがあれば履歴が分かるようにします。見積番号と請求番号を同じ列に入れると、分割請求の際に対応が崩れるため分けます。

たとえば「青葉商事・8月分」のような名前だけを手掛かりにすると、同じ月に複数の請求があるときに迷います。社内の識別番号を一本通しておく方が、名前の表記ゆれにも対応しやすくなります。

一部入金は、備考欄だけで済ませない

請求額11万円に対し、先に5万円が入金されたとします。この場合、請求額を5万円へ書き換えるのではなく、入金5万円、残額6万円と分けて残します。

入金が複数回あるなら、別の入金明細表に「請求番号・入金日・入金額」を一行ずつ記録し、請求単位で集計する方法があります。数式を使う場合も、検算用の合計と元の銀行明細は残してください。

金額が合わない理由を「振込手数料だろう」と推測して消すのは避けます。相殺や値引きなどの可能性もあるため、確認先と状況を記録し、会社の処理方針に従って扱います。

月末は、期日が来た残額から見る

1. 確認日を決め、支払期日を過ぎたものを抽出する。
2. 残額があるものを並べ、送付状況を確認する。
3. 未照合の入金や別名義の振込がないか調べる。
4. 担当者に確認し、必要な場合に取引先へ連絡する。
5. 返答と次の確認日を残す。

「未入金の色が付いているから」とすぐに催促せず、情報の反映が遅れていないかを先に確認します。問い合わせる際は、請求番号、金額、期日を相手が調べやすい形で伝えます。

うまく回るなら、Excelを続けてもよい

一人で更新し、履歴と書類が追えて、確認に無理がないなら、移行を急ぐ必要はありません。まず一週間、どの作業で止まったかを記録してみてください。

同じ取引先名を何度も入力する、共有ファイルが競合する、請求書と入金の対応を毎回探す。こうした困りごとが残るなら、Strokaの請求・入金管理の流れと比べる材料になります。

導入の際は、過去データを全部移す前に一件の請求を使い、作成から入金確認までを試すのがおすすめです。機能の数ではなく、自社の担当者が途中から引き継げるかを見てください。