中小企業の基幹システム、実際いくらかかるのか

「基幹システムって、いくらぐらいですか」と聞かれたときに、 金額だけを答えても役に立ちません。同じ金額でも、含まれているものが違うからです。

ここでは、稟議に貼れる形で費用の並べ方を書きます。

選択肢は4つ

上ほど安く、下ほど自由です。当たり前に見えますが、 検討がこじれるのは、たいていこの順番を飛ばして下から見に行くときです。

月額の比較は、判断の材料にならない

見積に出ている月額の差は、3年の総額で見ると小さくなります。 効いてくるのは、見積に書かれていないほうです。

並行運用の重さを見落とすと、導入は失敗します。 「1週間で切り替えます」という話に乗って、月末に両方回すことになり、 その月の残業代のほうが月額より高くつく、というのはよくある形です。

3年の総額で並べる

稟議に出すなら、この形にしてください。

初期費用
＋ 月額 × 36
＋ 移行（一度きり）
＋ 教育（人数 × 時間 × 時間単価）
＋ 改修の見込み（年 ◯回 × 単価 × 3）
─────────────────────
= 3年の総額

そして、比較対象は「今のまま」を必ず入れること。 今のままにも費用はかかっています。

転記にかかっている時間     月 ◯時間 × 時間単価 × 36
間違いの手直し             月 ◯件 × ◯時間
引き継ぎ・属人化    担当が辞めたときに止まる日数

「今のままは0円」と書いた稟議は通りません。 0円でないことを数字で見せるところが、この作業のいちばんの山場です。

判断は、結局この1問で決まる

自社のやり方を、標準に寄せられますか。

寄せられるなら、パッケージが速くて安い。寄せられないなら、作るしかない。 そして「寄せられない」と言う会社の多くは、実は寄せられます。

寄せられない本物の理由は、こういうものです。

• 大口の取引先から、指定の様式で出すよう求められている
• 業界固有の商習慣（歩引き、手形、出来高、材工分離など）が金額計算に入っている
• 官公庁の提出物に、決まった帳票がある

一方で、寄せられるのにやめてしまう理由もあります。

• 「前からこうやっているから」
• 「〇〇さんがこの形で作ったから」
• 「Excel のこの色分けが無いと分からない」

後者しか出てこないなら、標準に寄せたほうが、3年の総額は確実に安くなります。

全部入れ替えなくていい

もうひとつ、費用を大きく左右するのが入れ替える範囲です。

会計ソフトは変えなくていい。給与も変えなくていい。 変えるのは、いま Excel と紙でつないでいるところだけにする。

見積 → 請求 → 入金 → 書類     ここを1本にする
会計                            仕訳データを渡すだけ
給与・勤怠                      触らない

範囲を絞ると、移行も教育も並行運用も軽くなります。 全部入れ替える計画は、たいてい途中で止まります。

最短で判断するための3つの数字

見積を取る前に、社内でこれだけ数えてください。

1  月あたりの請求件数
2  同じ金額を打ち直している回数（見積→請求→会計で何回か）
3  経理・事務にかかっている時間（人数 × 時間）

この3つがあれば、どの選択肢が現実的かは、その場で分かります。 そして、この3つを聞かずに金額だけ出してくる相手は、避けたほうが安全です。