電子帳簿保存法、中小企業は何を確認する？電子取引の保存とフォルダ運用の注意点

メールで請求書のPDFが届いたら、紙に印刷するだけでなく、電子取引のデータとして保存することを確認します。ただし「フォルダに置いた」「ファイル名に日付を付けた」だけで、すべての要件を満たすわけではありません。

この記事は一般的な整理で、税務の専門家による監修や個別の適合性判断ではありません。2026年8月28日に内容を見直し、従来の「件数が少なければファイル名の運用だけで十分」という説明を訂正しました。

まず、自社が扱うデータの区分を知る

電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存は別の区分です。紙で受け取った書類をスキャンする制度と、メールなどでやり取りした取引情報の保存を混同しないようにします。

電子取引では、請求書だけでなく、取引情報が記載された見積書や注文書なども確認対象です。送ったデータも、受け取ったデータも確認します。

出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」。制度の区分と要件は、同サイトの最新資料で確認してください。

保存は「残す・変えない・見つける」を一緒に考える

改ざん防止には事務処理規程を定めて運用する方法などがあります。検索の緩和や猶予の扱いにも条件があるため、売上規模だけで判断しないでください。

要件の概要：国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」。規程のひな形を用いる場合も、作っただけでなく運用できるかを確認します。

フォルダで運用するなら、探すところまで試す

たとえば 20260828_110000_青葉商事.pdf は、命名方法を考えるための架空例です。これを付ければ自動的に法令対応になる、という意味ではありません。

件数が少なくても、受領した担当者のメールに残ったまま、別の部署の書類だけ保存されていない、といった抜けは起こり得ます。月10件なら十分、月100件なら不可、と一律には決められません。

試しに、別の担当者へ「先月の特定の取引先の書類を探してください」と依頼します。正しいファイルを開き、対応する請求や支払いまでたどれるかを確認してください。探せなかった理由は、保存場所、名称の揺れ、権限、受領漏れに分けると直す場所が分かります。

受領から保存までの役割を決める

1. どの部署が、どの経路で資料を受け取るか一覧にする。
2. 受け取った人がどこへ保存・連絡するか決める。
3. 保存が完了したことを確認する担当者を置く。
4. 訂正や差し替えがあった場合の扱いを決める。
5. 担当者不在でも確認できる権限と手順を用意する。

メール添付だけに目を向けず、取引先サイトからダウンロードする書類も含めます。サイトの閲覧期限に依存したままにしないよう、社内で決めたタイミングで必要な資料を保存します。

書類の保存と、請求・入金の確認をつなぐ

保存した書類が見つかっても、それがどの請求の根拠なのか分からないと、業務の確認は続きます。請求番号など、台帳と書類を結ぶ手掛かりを残しておくと、取引先名だけで探し直す負担を減らせます。

Strokaは請求・入金・関連書類をまとめて扱う業務システムです。法令への適合性を無条件に保証するものではなく、実際の使い方も含めて確認が必要です。まず請求書の管理表の作り方で、今の保存先と台帳がつながっているかを点検してみてください。