電子帳簿保存法、中小企業が最低限やること

「電帳法、うちは何をすればいいのか」と聞かれることが多いので、 最低限の線だけを書きます。細かい要件は国税庁の資料に譲ります。

結論から言うと、3つの区分のうち、義務なのは1つだけです。

区分は3つ。義務は1つ

つまり、紙の請求書をファイルに綴じて保管している会社が、 それをスキャンしなければならない、という話ではありません。

義務なのは、最初からデータで受け取ったものです。

「電子取引」に当たるもの

思っているより範囲が広い、というのがここでの落とし穴です。

• メールに添付された請求書・領収書の PDF
• メール本文に金額や取引内容が書かれているもの
• 取引先のサイトからダウンロードした請求書
• ネット通販の購入履歴・領収書
• クレジットカードや交通系 IC の利用明細データ
• チャットで送られてきた見積の画像

紙で受け取っていないものは、だいたい該当します。 そして中小企業でいちばん多いのは、メール添付の PDF です。

保存に求められること

大きく2つ、細かく言えば3つです。

真実性   あとから書き換えられない、または書き換えた記録が残ること
可視性   ディスプレイとプリンタで、すぐに読める状態にあること
検索性   取引年月日・取引金額・取引先で探せること

真実性の担保は、いくつかのやり方が認められています。 タイムスタンプを付ける、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う、 あるいは訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する、といった方法です。

規程を作る方法は、費用がかかりません。国税庁がひな形を公開しているので、 まずはここから始める会社が多いはずです。

フォルダ運用で足りるか

費用をかけない方法として、よく紹介されるのがファイル名での運用です。

20260826_1100000_田中工務店.pdf （取引年月日＿金額＿取引先）

これを1つのフォルダに入れておけば、検索の要件はいちおう満たせます。 月に10件、20件なら、これで十分です。

足りなくなるのは、次のような会社です。

いちばん厄介なのは最後です。法律の要件は満たしているのに、 実務では使えないファイル置き場が出来上がります。

罰則より、実務のほうが痛い

要件を満たしていない場合、青色申告の承認取消しの可能性や、 隠蔽・仮装があった場合の重加算税の加重といった扱いが説明されています。 ただ、実際に効いてくるのはそこではありません。

書類が探せない状態が、毎月の仕事を遅くしていることのほうです。

• 取引先から「先月の請求書をもう一度」と言われて、探すのに30分
• 入金額が合わないので請求書を見たいが、誰のメールにあるか分からない
• 税務調査の連絡が来てから、2週間かけて集める

法対応は、これを片づける口実として使うのがいちばん得です。

期限のある話として扱う

猶予や緩和の扱いはありますが、期限のない免除ではありません。 売上が伸びれば緩和の対象から外れることもあります。

まず今日できるのは、この3つです。

1  メール添付の請求書が、いま誰のところに届いているかを数える
2  国税庁のひな形をもとに、事務処理規程を1枚作る
3  月あたりの件数を数えて、フォルダ運用で回るかどうかを判断する

3で「回らない」と分かった会社だけが、仕組みを入れる段階に来ています。 回っているうちは、何も買わなくていいのです。

書類だけを別に置かない

もし仕組みを入れるなら、書類の保存だけを別のサービスで持たないことをおすすめします。

書類は、請求や支払と切り離すと価値が半分になります。 探すときは「田中工務店の8月の請求書」ではなく、 「入金が合わないこの取引の、元の請求書」として探すからです。

見積・請求・入金・支払と同じ場所に、根拠の書類が一緒に残っている。 この形になっていれば、法対応は結果としてついてきます。

制度の要件は改正されます。判断の前に、国税庁「電子帳簿保存法一問一答」など 原典で最新をご確認ください。個別の判断は顧問税理士へ。